Ngày 28 tháng 4 năm 2023, Bộ Nội vụ ban hành Công văn số 1983/BNV-VTLTNN về việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Nội dung Công văn hướng dẫn thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được quy định như sau:
1. Về tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
Cấu trúc dữ liệu đối với hồ sơ,
tài liệu hành chính của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thực hiện theo quy
định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu
cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết
nối của Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày 25/12/2019 của Bộ Thông tin và
Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ
liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công,
hệ thống thôn tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc
gia chuyên ngành”.
Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành
chính thực hiện theo quy định tại khoản 3, Điều 11, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP
ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường
điện tử.
Cấu trúc mã định danh cơ quan,
tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020
của Thủ tướng chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục
vụ kết nối, chia sẽ giữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.
2. Về nghiệp vụ lưu trữ đối với
hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
Các nghiệp vụ lưu trữ đối với
hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm: Tiêu chuẩn, xác định giá trị, lập hồ sơ,
thu thập, bảo quản, bảo đảm an toàn, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu hủy
tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số
02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày
19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Hệ thống thông tin một cửa điện
tử cấp bộ, cấp tỉnh phải bảo đảm đầy đủ yêu cầu và chức năng của Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử theo quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP. Hai (02) Hệ thống này phải được kết nối, chia sẻ dữ liệu theo
quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về
quản lý, kết nối và chia sẽ dữ liệu số của cơ quan nhà nước để đáp ứng yêu
cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
Trong thời gian hoàn thiện giải
pháp kỹ thuật kết nối giữa Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh
và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cần
được tiếp tục lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ.
Việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành
chính điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản này và văn bản số
5614/BNV-VTLTNN ngày 09/11/2021 của Bộ Nội vụ về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành
chính điện tử./.