Hiện nay chưa có một quy định mang tính bắt buộc thống nhất từ mẫu bìa hồ sơ, trình tự sắp xếp các văn bản, tài liệu trong việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo áp dụng thực hiện ở các bộ, ngành, địa phương. Nên việc lập, quản lý các hồ sơ này chưa được các cơ quan, đơn vị quan tâm thống nhất thực hiện. Trước đây, việc lập, quản lý các hồ sơ này được thực hiện theo Quyết định số 2278/QĐ-TTCP, ngày 24/10/2007 của Tổng Thanh tra Chính phủ ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo. Tuy nhiên, đến nay quyết định đã hết hiệu lực mà chưa có Quyết định hoặc Thông tư thay thế.

Việc bàn giao văn bản, tài liệu giữa nội bộ Đoàn thanh tra cũng chưa có quy định cụ thể, chặt chẽ dẫn đến khó khăn trong việc quy trách nhiệm cho cán bộ, công chức tham gia Đoàn thanh tra nếu làm thất lạc hồ sơ tài liệu.

Tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu. Tên nhóm tài liệu thứ 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực. Số thứ tự ở Mục 106 quy định Hồ sơ thanh tra định kỳ thời hạn bảo quản là 20 năm; Mục 107 quy định hồ sơ thanh tra các vụ việc có Vụ việc nghiêm trọng thời hạn bảo quản là vĩnh viễn, với cách gọi này chưa đồng bộ với tên gọi trong Luật Thanh tra hiện hành cũng như hình thức thanh tra được quy định tại Luật Thanh tra năm 2022.

Hiện nay Luật Thanh tra chỉ quy định có 2 hình thức thanh tra đó là: theo kế hoạch hoặc đột xuất. Vì vậy, cần thống nhất về tên gọi từ các quy định của pháp luật có liên quan để thực hiện mang tính đồng bộ, nhất quán.

Về yếu tố con người, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ cần được chú trọng và tăng cường, đồng thời cần gắn trách nhiệm của các thành viên tham gia Đoàn thanh tra trong việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo./.