Biên bản vi phạm hành chính là loại văn bản hành chính có giá trị pháp lý quan trọng, là cơ sở xác định có hành vi vi phạm hành chính và áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả cũng như áp dụng các biện pháp xử lý hành chính. Biên bản vi phạm hành chính phải được lập đúng nội dung, hình thức, thủ tục theo quy định của pháp luật. Do đó, quá trình lập biên bản xử phạt vi phạt hành chính, người lập biên bản cần chú ý những nội dung sau:

Thứ nhất, về thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính

Luật Số 67/2020/QH14 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xử lý vi phạm hành chính về lập biên bản vi phạm hành chính ngày 13/11/2020 (sau đây gọi tắt là Luật XLVPHC năm 2020) quy định về trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính tại Khoản 1, Điều 58: “Khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản vi phạm hành chính, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản quy định tại khoản 1 Điều 56 của Luật này. Vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa thì người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm tổ chức lập biên bản và chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga.”

Khoản 1, Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính (sau đây gọi tắt là Nghị định 118/2021/NĐ-CP) cũng quy định: “Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính.”

Để có thể làm rõ khái niệm về người có thẩm quyền đang thi hành công vụ dẫn chiếu quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 208/2013/NĐ-CP quy định biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý hành vi chống người thi hành công vụ quy định về người thi hành công vụ như sau: “Người thi hành công vụ là cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ lực lượng vũ trang nhân dân được cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền giao thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật và được pháp luật bảo vệ nhằm phục vụ lợi ích của Nhà nước, nhân dân và xã hội”.

Theo đó, thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ lực lượng vũ trang nhân dân đang thi hành công vụ. Đáng chú ý là, việc lập biên bản vi phạm hành chính phải thuộc lĩnh vực quản lý của những người thi hành công vụ, nhiệm vụ này. Đối với trường hợp là cán bộ hợp đồng, người lao động thì không có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính. Riêng đối với vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển thì chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu, tuy không phải là người thi hành công vụ nhưng vẫn có thẩm quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính.

Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định thêm trường hợp người thi hành công vụ, nhiệm vụ hành vi phát hiện hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình thì phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền. Quy định này nhằm mục đích kịp thời ghi nhận sự việc xảy ra, là căn cứ quan trọng để lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính.

Thứ hai, nguyên tắc lập biên bản vi phạm hành chính

Khoản 3 Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP hướng dẫn nguyên tắc cho việc lập biên bản vi phạm hành chính cho các trường hợp khác nhau, cụ thể như sau:

- Một hành vi vi phạm hành chính chỉ bị lập một biên bản và ra quyết định xử phạt một lần.

- Trường hợp một cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau trong cùng một vụ vi phạm, thì người có thẩm quyền lập một biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm;

- Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức cùng thực hiện một hành vi vi phạm hành chính trong cùng một vụ vi phạm, thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản vi phạm hành chính đối với từng cá nhân, tổ chức vi phạm. Trường hợp giá trị tang vật, phương tiện vi phạm hành chính khác nhau, thì người có thẩm quyền phải ghi rõ giá trị tang vật, phương tiện vi phạm hành chính của từng cá nhân, tổ chức vi phạm;

- Trường hợp nhiều cá nhân, tổ chức thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau trong cùng một vụ vi phạm, thì người có thẩm quyền có thể lập một hoặc nhiều biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm của từng cá nhân, tổ chức;

- Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính nhiều lần, thì người có thẩm quyền lập một biên bản vi phạm hành chính, trong đó ghi rõ từng hành vi vi phạm và từng lần vi phạm.

Thứ ba, địa điểm, thời hạn lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính

Về địa điểm lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính,

Về nguyên tắc, theo quy định tại Khoản 2, Điều 58 Luật XLVPHC năm 2020, biên bản vi phạm hành chính phải được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm hành chính.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể ngay lập tức lập được biên bản vi phạm hành chính tại nơi xảy ra vi phạm chính như những trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện để xác định có hay không vi phạm hành chính hoặc trường hợp phát hiện vi phạm hành chính bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ và các trường hợp cần thiết khác thì biên bản vi phạm hành chính có thể được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác.

Về thời hạn lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính,

Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính được quy định tại Khoản 3, Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP, cụ thể:

- Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

- Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

- Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan;

- Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, thì người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga;

- Trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau, trong đó có hành vi được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập đối với các hành vi trong vụ việc đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan.

Như vậy, thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính cho dù trong trường hợp nào cũng không quá 5 ngày kể từ ngày phát hiện vi phạm hành chính.

Thứ tư, nội dung của biên bản vi phạm

Căn cứ quy định tại Khoản 3 Điều 58 Luật XLVPHC năm 2020 và Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP, Biên bản vi phạm hành chính bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; đối với vi phạm hành chính không được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm mà được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.

- Họ và tên, chức vụ người lập biên bản;

- Thông tin về cá nhân, tổ chức vi phạm và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;

- Giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm;

- Mô tả cụ thể, đầy đủ vụ việc, hành vi vi phạm;

- Biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính;

- Lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm (đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền);

- Lời khai của người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại (nếu có); ý kiến của cha mẹ hoặc của người giám hộ trong trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính (nếu có);

- Quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm, cơ quan của người có thẩm quyền tiếp nhận giải trình; trường hợp cá nhân, tổ chức không yêu cầu giải trình, thì phải ghi rõ ý kiến vào biên bản;

- Thời gian, địa điểm người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm phải có mặt để giải quyết vụ việc;

- Họ và tên người nhận, thời gian nhận biên bản trong trường hợp biên bản được giao trực tiếp.

- Chữ ký của người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký, nếu người vi phạm không ký được thì điểm chỉ trừ trường hợp biên bản được lập hình thức điện tử. Nếu có người chứng kiến, người phiên dịch, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại, thì họ cùng phải ký vào biên bản; trường hợp biên bản gồm nhiều trang, thì phải ký vào từng trang biên bản. Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cấp xã nơi xảy ra vi phạm hoặc của ít nhất 01 người chứng kiến xác nhận việc cá nhân, tổ chức vi phạm không ký vào biên bản; trường hợp không có chữ ký của đại diện chính quyền cấp xã hoặc của người chứng kiến thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.

Mẫu biên bản vi phạm hành chính là mẫu số MBB01 được quy định tại Phụ lục Một số biểu mẫu trong xử phạt vi phạm hành chính kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

Thứ năm, số lượng, hình thức của biên bản vi phạm hành chính

Có hai hình thức để lập biên bản vi phạm hành chính là phương thức lập biên bản bằng văn bản trực tiếp và phương thức điện tử.

- Biên bản vi phạm hành chính phải được lập thành ít nhất 02 bản. Biên bản vi phạm hành chính lập xong phải được giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản; trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản và các tài liệu khác phải được chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ kể từ khi lập biên bản, trừ trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa.

- Biên bản vi phạm hành chính có thể được lập, gửi bằng phương thức điện tử đối với trường hợp cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt, cá nhân, tổ chức vi phạm đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng, kỹ thuật, thông tin.

Thứ sáu, giao biên bản vi phạm hành chính

Nhằm đảm bảo tính khách quan, minh bạch, việc giao biên bản hành chính là quy định bắt buộc sau khi lập biên bản vi phạm hành chính. Theo đó, biên bản vi phạm hành chính lập xong phải được giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản, trừ trường hợp không xác định được cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính. Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính, thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó;

Trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản, thì biên bản và các tài liệu khác phải được chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi lập biên bản;

Trên thực tế, sẽ có trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi lập biên bản vi phạm hành chính hoặc có mặt nhưng từ chối nhận hoặc có căn cứ cho rằng cá nhân, tổ chức vi phạm trốn tránh không nhận biên bản, thì việc giao biên bản vi phạm hành chính được thực hiện tương tự thủ tục gửi quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại Điều 70 Luật XLVPHC. Theo đó, người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính có thể giao trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện bằng hình thức bảo đảm cho cá nhân, tổ chức vi phạm.

Nói chung, các quy định pháp luật về lập biên bản hành chính hiện nay đã rõ ràng, đầy đủ hơn các quy định trước đây. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn có nhiều trường hợp người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, cá nhân, tổ chức liên quan vẫn có lỗi trong việc chuyển biên bản vi phạm hành chính hoặc hồ sơ vụ vi phạm không đúng thời hạn dẫn đến quá thời hạn ra quyết định xử phạt và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật hoặc lập biên bản không đúng thẩm quyền hoặc nội dung của biên bản vi phạm hành chính bị thiếu, bị sai… Do đó, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công vụ, người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính cần chú ý về cả nguyên tắc, thẩm quyền, nội dung, hình thức và các quy định khác đã phân tích ở trên để đảm bảo tính hợp pháp của một biên bản vi phạm hành chính./.

Nguồn: https://truongcanbothanhtra.gov.vn